Usuários do Microsoft Office têm como opção o Outlook para gerenciar seus e-mails, contatos e calendários. Mais do que um simples aplicativo para enviar e receber mensagens, o Outlook possui recursos interessantes para organizar a sua vida e automatizar tarefas a partir de configurações e ferramentas que são simples de usar. Conheça algumas funções e aprenda truques do Outlook.

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1) Use regras para facilitar a sua vida

Regras são filtros automáticos que encaminham e-mails com termos e palavras específicas para pastas de forma automática, impedindo que a caixa de entrada fique sempre lotada com e-mails de rotina. Você pode criar uma regra para encaminhar todos os e-mails que recebe de familiares para a pasta Família, comprovantes bancários para uma pasta de finanças com "nome do banco" e assim por diante.

Regras permitem automatizar a organização das suas pastas de e-mails (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Regras permitem automatizar a organização das suas pastas de e-mails (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

Para criar regras, você deve clicar no botão “Regras”, presente na aba “Página Inicial” do Outlook. Escolha “Gerenciar Regras e Alertas” e, por fim, “Nova Regra”.

O Outlook oferecerá um passo a passo para definir as regras. Dependendo da necessidade, o ideal é escolher as opções “Iniciar com base em uma regra em branco”, que permite o controle de diversos critérios, como origem do e-mail, assunto e conteúdo da mensagem, para automatizar a organização.

2) Acelere com as Etapas Rápidas

A ideia das Etapas Rápidas é funcionar como um tipo de regra que você pode acionar apenas quando desejar. É possível usar as Etapas Rápidas para mover e-mails, emitir respostas automáticas, marcar e-mails como lidos e encaminhar mensagens a outros contatos e etc. Para configurar Etapas Rápidas, clique na opção “Criar”, disponível no campo reservado para esse recurso dentro da aba “Página Inicial”.

Outra opção é usar as Etapas Rápidas mais comuns, que já são pré-configuradas no Outlook. Na imagem abaixo, foi criada uma Etapa Rápida para mover e-mails para a pasta TechTudo. Para isso, basta usar o atalho CTRL+SHIFT+8.

Etapas rápidas permitem a configuração de atalhos para uma série de tarefas (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Etapas rápidas permitem a configuração de atalhos para uma série de tarefas (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

3) Crie assinaturas no Outlook

Assinar seus e-mails é importante. No Outlook, você pode criar assinaturas para suas mensagens, com versões mais comportadas para enviar e-mails profissionais, e outras mais pessoais. Quem usa mais de uma conta de e-mail no Outlook pode criar uma assinatura específica para cada uma delas.

Assinaturas deixam seus e-mails com uma cara mais profissional (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Assinaturas deixam seus e-mails com uma cara mais profissional (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

Para criar sua assinatura, você deve clicar em “Arquivo”, em seguida em “Opções”, “Email” e em “Assinaturas”. 

4) Compartilhe o seu calendário

O Outlook é mais do que um simples aplicativo para enviar e receber e-mails. O software

... conta com funções interessantes para organizar a sua vida, como o calendário. É possível marcar datas nessa área e compartilhar as informações com outros contatos.
Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas no Outlook (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas no Outlook (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

Para compartilhar seu calendário, você deve acessar “Calendário” na aba “Página Inicial”. Em seguida, encontre o botão “Enviar Calendário por E-mail”, disponível no topo. Uma janela será aberta e nela você pode escolher quais informações deseja que sejam enviadas. O Outlook irá gerar um calendário detalhado e simples de ler para você mandar para quem quiser.

Outlook configura uma mensagem com um calendário detalhado para envio (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Outlook configura uma mensagem com um calendário detalhado para envio (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

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5) Responda com reunião

Um recurso interessante do Outlook é responder um e-mail com reunião. Para fazer isso, basta selecionar a mensagem a que deseja responder e clicar no botão “Reunião” na aba “Página Inicial”.

Responder com reunião libera um convite para quem receber o e-mail (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Responder com reunião libera um convite para quem receber o e-mail (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

O Outlook vai abrir uma caixa para você configurar as opções referentes à reunião, como data, local e duração. Quem receber o convite poderá confirmar presença e incluir o compromisso na agenda. 

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6) Crie grupos de contatos no Outlook

Tipicamente, temos tendência de enviar mensagens sempre para as mesmas pessoas. Grupos de contato podem ser uma ferramenta interessante para facilitar essa tarefa, já que ao enviar para um grupo de contatos, você está enviando e-mails para todas as pessoas no grupo.

Outlook permite a criação de grupos de contatos para facilitar o envio de e-mails para destinatários recorrentes (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)Outlook permite a criação de grupos de contatos para facilitar o envio de e-mails para destinatários recorrentes (Foto: Reprodução/Filipe Garrett)

Para criar grupos no Outlook, clique em “Novos Itens”, “Mais itens” e “Criar novo grupo de contatos”. Uma janela será aberta, permitindo que você pesquise dentre os contatos salvos no computador. Insira os membros desejados, defina um nome para o grupo e salve.

7) Atalhos de teclado do Outlook

Alguns atalhos que facilitam a vida na hora de trabalhar com o Outlook:

Ctrl+N Criar novo e-mail, nota, contato, compromisso ou tarefa
Ctrl+Shift+M Criar novo e-mail 
Ctrl+Shift+A Criar novo compromisso 
Ctrl+Shift+C Criar novo contato 
Ctrl+Shift+N Criar nova anotação 
Ctrl+Shift+K Criar nova tarefa 
Ctrl+E Abre a caixa de buscas
Ctrl+M  Recebe novos e-mails
Ctrl+Shift+I Alterna para a caixa de entrada
Ctrl+Shift+O Aletrna para a caixa de saída
Alt+S Enviar
Setas para cima e para baixo Navega entre as mensagens
Ctrl+G Ir para uma data em específico no calendário 
Ctrl+D  Exclui um item


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