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O Microsoft Excel é editor de planilhas com poderosos recursos para organizar e relacionar dados. No entanto, o visual pouco atraente de suas linhas e colunas, bem como a quantidade de comandos e atalhos na interface, pode deixar os usuários um pouco receosos de explorar o aplicativo

Com comandos sofisticados para mover dados e fórmulas ou destacar informações, o Excel esconde excelentes instrumentos para trabalhar. Confira 10 dicas para ajudar a editar planilhas e entender mais o potencial desta ferramenta.

Como criar gráficos no Microsoft Excel

Como criar gráficos no Microsoft Excel

1. Transforme colunas em linhas (e vice-versa)

Com um visual mais simples e voltado para a exibição dos dados, o Excel edita planilhas formadas por linhas e colunas. No entanto, as vezes é necessário converter a formatação vertical desta disposição para horizontal, ou o contrário.

Passo 1. Este recurso funciona com a área de transferência do programa. Selecione a linha ou coluna que você deseja transformar e clique em “Copiar” ou aperte Ctrl + C. Em seguida, vá até as opções especiais de “Colar” e escolha a alternativa “Transpor”;

Selecione e copie a coluna ou linha que você deseja converter e escolha a opção “Transpor”. (Foto: Daniel Ribeiro)Selecione e copie a coluna ou linha que você deseja converter e escolha a opção “Transpor”. (Foto: Daniel Ribeiro)

Selecione e copie a coluna ou linha que você deseja converter e escolha a opção “Transpor”. (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Para concluir a transformação, é preciso traspor os dados copiados para uma planilha com células vazias e com o espaço vertical ou horizontal necessário para dispor a linha ou coluna;

Cole a transposição em uma planilha com espaço suficiente para a toda linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)Cole a transposição em uma planilha com espaço suficiente para a toda linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)

Cole a transposição em uma planilha com espaço suficiente para a toda linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)

2. Congele cabeçalhos e colunas

Apesar de ter a matriz de cabeçalhos e colunas identificados por números e letras, planilhas muito longas no Excel podem exigir a visualização de títulos e classificações. Por isso, o programa conta com uma ferramenta específica para fixar a exibição da primeira linha ou coluna, sem alterar a formatação do resto da planilha.

Passo 1. Na aba “Exibir”, clique na alternativa “Congelar Painéis” para fixar a visualização do cabeçalho e da primeira coluna da planilha, simultaneamente;

Selecione as opções em destaque para congelar a primeira coluna e o cabeçalho (Foto: Daniel Ribeiro)Selecione as opções em destaque para congelar a primeira coluna e o cabeçalho (Foto: Daniel Ribeiro)

Selecione as opções em destaque para congelar a primeira coluna e o cabeçalho (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Para remover esta opção de visualização, clique na opção “Descongelar Painéis”. Também é possível fixar só uma das alternativas em “Congelar Linha Superior” ou “Congelar Primeira Coluna”;

Em “Congelar Painéis” é possível desfazer a visualização ou especificar a exibição da primeira linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)Em “Congelar Painéis” é possível desfazer a visualização ou especificar a exibição da primeira linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)

Em “Congelar Painéis” é possível desfazer a visualização ou especificar a exibição da primeira linha ou coluna (Foto: Daniel Ribeiro)

3. Adicione comentários

Assim como o Microsoft Word, o Excel permite inserir comentários em suas células, ajudando a destacar observações ou curiosidades na planilha. No entanto, este recurso não se confunde com os dados da planilha, se apresentando como uma caixa texto de exibição automática.

Passo 1. Na planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a célula em que você deseja escrever uma anotação ou observação e selecione a opção “Inserir Comentário”;

Clique com o botão direito do mouse na célula e escolha “Inserir Comentário” (Foto: Daniel Ribeiro)Clique com o botão direito do mouse na célula e escolha “Inserir Comentário” (Foto: Daniel Ribeiro)

Clique com o botão direito do mouse na célula e escolha “Inserir Comentário” (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Escreva seu comentário na caixa de texto que será exibida, apontando a autoria do usuário do Excel. Concluída está operação, o comentário será indicado por um discreto sinal em vermelho e exibirá a anotação sempre que o mouse estiver sobre a célula;

O comentário irá "flutuar" sobre a planilha sempre que o mouse estiver sobre sua célula (Foto: Daniel Ribeiro)O comentário irá "flutuar" sobre a planilha sempre que o mouse estiver sobre sua célula (Foto: Daniel Ribeiro)

O comentário irá "flutuar" sobre a planilha sempre que o mouse estiver sobre sua célula (Foto: Daniel Ribeiro)

4 . Macetes e atalhos

O Excel, assim como os demais programas do Microsoft Office, possui vários recursos acionados por teclas de atalho. Porém, além desses comandos, o usuário também precisa conhecer algumas dicas sobre a entrada de dados nas células.

Passo 1. O editor de planilhas conta com sofisticados sistemas de identificação de dados para verificar se os números são moedas, datas, horários etc. No entanto, está configuração pode atrapalhar o preenchimento das células. Assim, escreva sempre “´” antes de números para desligar a identificação automática e manter o valor no formato que você deseja;

Digite “´” antes de número – principalmente se iniciarem com “0” (Foto: Daniel Ribeiro)Digite “´” antes de número – principalmente se iniciarem com “0” (Foto: Daniel Ribeiro)

Digite “´” antes de número – principalmente se iniciarem com “0” (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Apertar “Enter” no Excel conclui a edição da célula e passa para a de baixo. Desta forma, frases muito longas podem ser compactadas ou ocultadas pelas configurações da planilha. Para escrever textos mais extensos e pular linhas dentro da célula, aperte Ctrl + Enter, aumentando o tamanho do espaço e evitando a ocultação das palavras;

Pressione Ctrl + Enter para pular linhas dentro da célula e evitar a ocultação automática (Foto: Daniel Ribeiro)Pressione Ctrl + Enter para pular linhas dentro da célula e evitar a ocultação automática (Foto: Daniel Ribeiro)

Pressione Ctrl + Enter para pular linhas dentro da célula e evitar a ocultação automática (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 3. O Excel conta com um atalho especial para replicar o conteúdo das células, seja ele texto, número ou fórmulas. Aperte Ctrl + D ou Ctrl + R para copiar e duplicar os dados da célula logo acima ou logo à esquerda, respectivamente;

Ctrl + D duplica o conteúdo da célula acima e Ctrl + R copia os dados da célula à esquerda  (Foto: Daniel Ribeiro)Ctrl + D duplica o conteúdo da célula acima e Ctrl + R copia os dados da célula à esquerda  (Foto: Daniel Ribeiro)

Ctrl + D duplica o conteúdo da célula acima e Ctrl + R copia os dados da célula à esquerda (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 4. Apesar de não ter muitos recursos para edição de texto, o programa conta com fórmulas que processam dados de uma ou mais células. As fórmulas “=MAIÚSCULA(XX)” e “=MINÚSCULA(XX)”, com XX indicando a posição de uma célula, transformam automaticamente de campos específicos, poupando o tempo do usuário;

As fórmulas “=MAIÚSCULA” e “=MINÚSCULA” transformam o texto de células específicas (Foto: Daniel Ribeiro)As fórmulas “=MAIÚSCULA” e “=MINÚSCULA” transformam o texto de células específicas (Foto: Daniel Ribeiro)

As fórmulas “=MAIÚSCULA” e “=MINÚSCULA” transformam o texto de células específicas (Foto: Daniel Ribeiro)

5. Dicas para impressão

Imprimir planilhas no Excel pode ser um pouco complicado, pois o programa não prioriza a exibição das margens ou quebras de páginas. Assim, existem formas de visualizar a área que será impressa ou especificar células para impressão.

Passo 1. Na aba “Exibir”, selecione a opção “Visualização de Quebra de Página” para marcar em tracejados de cor azul os limites de impressão na impressão de cada página de toda a planilha;

Selecionando os comandos em destaque os limites de cada página passarão a ser exibidos (Foto: Daniel Ribeiro)Selecionando os comandos em destaque os limites de cada página passarão a ser exibidos (Foto: Daniel Ribeiro)

Selecionando os comandos em destaque os limites de cada página passarão a ser exibidos (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Também é possível imprimir somente uma parte da planilha, selecionada previamente. Para isso, marque as células que você deseja imprimir, clique em “Arquivo”, depois na opção “Imprimir”. Em seguida, na parte “Configurações”, abra a caixa de seleção e escolha a alternativa “Imprimir Seleção”;

Imprima partes especificas do texto, marcando-as e escolhendo a opção “Imprimir Seleção” (Foto: Daniel Ribeiro)Imprima partes especificas do texto, marcando-as e escolhendo a opção “Imprimir Seleção” (Foto: Daniel Ribeiro)

Imprima partes especificas do texto, marcando-as e escolhendo a opção “Imprimir Seleção” (Foto: Daniel Ribeiro)

6. Restrições de dados para células

Algumas planilhas precisam ser alimentadas por diferentes usuários que desconhecem os valores que devem ser inseridos nas células. Para coordenar o trabalho e evitar erros, o Excel permite configurar a restrição de dados para cada célula.

Passo 1. Selecione a célula que você deseja configurar e, na aba “Dados”, clique no botão em destaque e escolha a opção “Validação de Dados...”;

Marque a célula que será configurada e clique nas opções marcadas na figura (Foto: Daniel Ribeiro)Marque a célula que será configurada e clique nas opções marcadas na figura (Foto: Daniel Ribeiro)

Marque a célula que será configurada e clique nas opções marcadas na figura (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Uma caixa de configuração será exibida. Escreva as especificações de restrição de dados que você deseja e, ao terminar, aperte em “OK” para concluir a customização da célula;

Personalize as restrições da célula na aba “Configurações” da janela exibida (Foto: Daniel Ribeiro)Personalize as restrições da célula na aba “Configurações” da janela exibida (Foto: Daniel Ribeiro)

Personalize as restrições da célula na aba “Configurações” da janela exibida (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 3. A “Validação de Dados” também permite configurar mensagens de entrada e alerta de erros customizáveis. Para fazer isso, clique nas abas em destaque e escreva os textos de notificação;

É possível criar mensagens de entrada e alerta de erros especificas nas opções marcadas (Foto: Daniel Ribeiro)É possível criar mensagens de entrada e alerta de erros especificas nas opções marcadas (Foto: Daniel Ribeiro)

É possível criar mensagens de entrada e alerta de erros especificas nas opções marcadas (Foto: Daniel Ribeiro)

7 – Ocultar/exibir coluna e linhas

Para ajudar a visualizar e organizar melhor as planilhas, o Microsoft Excel conta com um recurso que permite ocultar linhas e colunas.

Passo 1. Clique com o botão direito do mouse sobre uma coluna ou linha do cabeçalho ou da guia lateral do editor de planilhas e escolha a opção “Ocultar”. A coluna ou linha inteira será escondida, deixando no lugar um pequeno marcador;

Aperte o botão direito do mouse sobre o cabeçalho ou a primeira coluna e clique em “Ocultar” (Foto: Daniel Ribeiro)Aperte o botão direito do mouse sobre o cabeçalho ou a primeira coluna e clique em “Ocultar” (Foto: Daniel Ribeiro)

Aperte o botão direito do mouse sobre o cabeçalho ou a primeira coluna e clique em “Ocultar” (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Para exibir novamente colunas e linhas ocultas, aperte o botão direito do mouse sobre o marcador que indica a parte escondida e clique em “Exibir”;

Clique com o botão direito do mouse sobre linhas ou colunas ocultas e escolha “Exibir” (Foto: Daniel Ribeiro)Clique com o botão direito do mouse sobre linhas ou colunas ocultas e escolha “Exibir” (Foto: Daniel Ribeiro)

Clique com o botão direito do mouse sobre linhas ou colunas ocultas e escolha “Exibir” (Foto: Daniel Ribeiro)

8. Atalhos de tempo e hora

O Excel conta com atalhos que inserem a data e a hora atual automaticamente, facilitando o preenchimento de células na planilha. Da mesma forma, o editor tem fórmulas que contam a passagem do tempo entre diferentes dias do ano.

Passo 1. Em uma célula vazia, apertando Ctrl + ; é possível inserir automaticamente a data atual na planilha, enquanto Ctrl + Shift + ; adiciona a hora exata, de acordo com o relógio do PC;

Ctrl + ; e Ctrl + Shift + ; adicionam a data e a hora, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)Ctrl + ; e Ctrl + Shift + ; adicionam a data e a hora, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)

Ctrl + ; e Ctrl + Shift + ; adicionam a data e a hora, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. A fórmula “=NÚMSEMANA(XX)”, com XX indicando a célula que tenha uma data, é possível especificar a semana do ano, de acordo com o dia. Ao mesmo tempo, a fórmula “=DIAS360(XX:YY)”, com XX e YY indicando duas células com datas diferentes, tem-se a quantidade de dias entre os períodos;

As fórmulas =NÚMSEMANA e =DIAS360, contam a semana do ano a diferença entre datas, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)As fórmulas =NÚMSEMANA e =DIAS360, contam a semana do ano a diferença entre datas, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)

As fórmulas =NÚMSEMANA e =DIAS360, contam a semana do ano a diferença entre datas, respectivamente (Foto: Daniel Ribeiro)

9. Cálculos Rápidos

Criado para trabalhar com grandes volumes de dados, o Excel também conta com uma calculadora automática que faz operações com a quantidade de células e os números nelas inseridos.

Passo 1. Na parte inferior do editor de planilhas, há uma Barra de Status que serve como área de cálculos automáticos. Sempre que células com números forem selecionadas, o Excel apresenta automaticamente resultados sobre a soma e a média, por exemplo;

A Barra de Status exibe automaticamente o resultado de operações entre células selecionadas (Foto: Daniel Ribeiro)A Barra de Status exibe automaticamente o resultado de operações entre células selecionadas (Foto: Daniel Ribeiro)

A Barra de Status exibe automaticamente o resultado de operações entre células selecionadas (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. Clique com o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurar as informações exibidas, podendo incluir preferências e novas operações matemáticas;

Aperte o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurá-la (Foto: Daniel Ribeiro)Aperte o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurá-la (Foto: Daniel Ribeiro)

Aperte o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurá-la (Foto: Daniel Ribeiro)

10. Uso do filtro

O Excel também conta com um sofisticado filtro de dados para processar o conteúdo em suas planilhas. Normalmente desativado, este recurso permite classificar alfabeticamente a coluna, bem como pesquisar e exibir somente células com determinadas palavras e números;

Passo 1. Selecione uma ou mais colunas e, na aba “Página Inicial”, clique na opção “Classificar e Filtrar”. Aperte em “Filtro” para acionar o recurso de forma permanente;

Com uma ou mais colunas marcadas, clique nas opções em destaque apara ativar o filtro (Foto: Daniel Ribeiro)Com uma ou mais colunas marcadas, clique nas opções em destaque apara ativar o filtro (Foto: Daniel Ribeiro)

Com uma ou mais colunas marcadas, clique nas opções em destaque apara ativar o filtro (Foto: Daniel Ribeiro)

Passo 2. A coluna com Filtro irá exibir uma seta com as especificações deste mecanismo. Clique neste botão para escolher as alternativas de classificação ou a busca e exibição de termos específicos;

Selecione o botão do Filtro para escolher modos de classificação da coluna ou a pesquisa avançada (Foto: Daniel Ribeiro)Selecione o botão do Filtro para escolher modos de classificação da coluna ou a pesquisa avançada (Foto: Daniel Ribeiro)

Selecione o botão do Filtro para escolher modos de classificação da coluna ou a pesquisa avançada (Foto: Daniel Ribeiro)

Com essas dicas, é possível aproveitar ainda mais funções não tão conhecidas do Excel.

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