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O Gmail é o serviço de e-mail pioneiro no formato de conversa para organizar as mensagens, mas isso não impede que muitos usuários ainda conservem uma caixa de entrada bagunçada. Os 15 GB oferecidos gratuitamente pelo Google podem significar milhares de e-mails deixados para trás, grande parte inútil e descartável, além de muitos spams.

Além de ocupar espaço desnecessário, esses e-mails atrapalham a ferramenta de pesquisa e a filtragem de demandas que precisam de atenção especial. A seguir, reunimos oito dicas organizar a casa e deixar a caixa de entrada do seu Gmail limpo outra vez.

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1. Remova e-mails de redes sociais e propagandas

O Gmail conta, desde 2013, com uma separação inteligente de mensagens em guias na caixa de entrada. As abas “Social” e “Promoções” tendem a acumular a maior quantidade de lixo, com atualizações desnecessárias das suas redes sociais — avisos via e-mail que podem ser desativados e que, por vezes, você já viu as notificações no aplicativo — e mensagens de ofertas de lojas.

Acesse essas abas, revise os e-mails mais recentes e, caso não haja nada de interessante, selecione tudo e apague de uma vez. É também possível selecionar intervalos de mensagens: clique em um item, segure a tecla Shift, e marque o último item do grupo para assinalar em lote.

Remova e-mails inúteis das abas de mídias sociais e promoções (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Remova e-mails inúteis das abas de mídias sociais e promoções (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Remova e-mails inúteis das abas de mídias sociais e promoções (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

2. Saia de listas de mailing

Se você recebe mensagens com propagandas e promoções de forma corriqueira, é provável que o Gmail consiga evitar que isso ocorra no futuro. Abra mensagens do tipo e procure pelo botão “Cancelar inscrição”, ao lado do e-mail do remetente. Se essa opção estiver disponível, o Google irá solicitar a remoção do seu endereço da lista de mailing.

Remova seu e-mail de listas de mailing automaticamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Remova seu e-mail de listas de mailing automaticamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Remova seu e-mail de listas de mailing automaticamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

3. Livre-se de remetentes chatos

Há casos em que o Google não tem poder de tirar seu e-mail de mailing inconvenientes de forma automática, mas há uma alternativa. Ao se deparar com remetentes frequentes, é possível criar uma regra para programar a exclusão automática de e-mails enviados por deles.

Passo 1. Marque a mensagem do remetente indesejado, abra o menu de opções do Gmail e selecione “Filtrar mensagens assim”;

Crie filtros para mensagens indesejadas (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Crie filtros para mensagens indesejadas (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Crie filtros para mensagens indesejadas (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 2. Pressione o botão “Criar filtro”, no canto inferior direito;

Crie um filtro de remetente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Crie um filtro de remetente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Crie um filtro de remetente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 3. Marque a opção “Excluir” e crie o filtro. A partir daí todas as mensagens vindas da mesma pessoa serão movidas para a lixeira automaticamente. Mais tarde, basta criar um hábito de esvaziar a lixeira com regularidade para não ocupar espaço desnecessário no Gmail.

Programe a exclusão automática de e-mails vindos de certos remetentes (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Programe a exclusão automática de e-mails vindos de certos remetentes (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Programe a exclusão automática de e-mails vindos de certos remetentes (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

4. Faça backup e exclua marcadores

Os marcadores do Gmail servem para categorizar e-mails importantes relacionados, por exemplo, a projetos. Quando a atividade relacionada ao marcador acaba, é possível fazer backup das mensagens e apagar o conteúdo do Gmail para liberar armazenamento online e deixar sua caixa mais limpa.

Passo 1. Para fazer backup, acesse a ferramenta de download de dados do Google, marque apenas o Gmail e selecione a opção “Selecionar marcadores”. Depois, selecione os marcadores desejados e clique “OK”. Finalize o arquivo de dados apenas com essas informações para obter um arquivo de backup que pode ser consultado offline no futuro;

Faça backup apenas de e-mails contidos em marcadores do Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Faça backup apenas de e-mails contidos em marcadores do Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Faça backup apenas de e-mails contidos em marcadores do Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 2. Em seguida, abra cada marcador dentro do Gmail, selecione todas as mensagens e clique na opção “Selecionar todas as conversas em”. Exclua tudo de uma vez;

Exclua todas as mensagens de um marcador no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Exclua todas as mensagens de um marcador no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Exclua todas as mensagens de um marcador no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 3. Por fim, remova o marcador do Gmail.

Exclua um marcador vazio no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Exclua um marcador vazio no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Exclua um marcador vazio no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

5. Apague e-mails antigos

O Gmail tem um atalho de filtros para facilitar a remoção apenas de e-mails antigos. Para encontrar e-mails recebidos há mais de cinco anos, digite “older_than:5y” (sem aspas) — mude o numeral para escolher outro prazo anual. Depois, apague todas as mensagens que aparecem nos resultados da busca. Não esqueça de marcar sempre a opção "Selecione todas as mensagens que correspondam a esta pesquisa".

Encontre e remova e-mails antigos demais no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Encontre e remova e-mails antigos demais no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Encontre e remova e-mails antigos demais no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

6. Elimine e-mails sem importância

Outra maneira de encontrar mensagens desimportantes é usando um filtro de e-mails recebidos há alguns dias, mas que ainda não foram lidos. Digite “is:unread older_than:10d” (sem aspas) na barra de busca. O número do comando representa a quantidade mínima de dias em que a mensagem está na sua caixa.

Apague e-mails de alguns dias que ainda não foram lidos (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Apague e-mails de alguns dias que ainda não foram lidos (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Apague e-mails de alguns dias que ainda não foram lidos (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

7. Refine sua organização

Ao final de todo o procedimento, a tendência é que tenha sobrado um volume muito menor de e-mails no seu Gmail. A chance é que haja mais mensagens importantes do que inúteis, mas, ainda assim, é preciso fazer uma última varredura.

Passo 1. Se você acha que ainda há maioria de mensagens desnecessárias, crie um marcador “Importantes” para guardar as mensagens que você deseja manter na caixa de entrada;

Crie um novo marcador apenas para os e-mails que irão permanecer no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Crie um novo marcador apenas para os e-mails que irão permanecer no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Crie um novo marcador apenas para os e-mails que irão permanecer no Gmail (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 2. Mova um a um os itens importantes. Ao final, apague o residual da caixa de entrada e transfira de volta os e-mails levados ao marcador para obter uma lista consolidada logo na página inicial do Gmail.

Mova e-mails um a um para o marcador (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Mova e-mails um a um para o marcador (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Mova e-mails um a um para o marcador (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Também é possível fazer o caminho inverso, se você considera que já há poucas mensagens que devem ser removidas da tela principal. Nesse caso, selecione manualmente os itens e apague pouco a pouco. No final, você manterá apenas o conteúdo que importa.

8. Limpe a lixeira e a pasta de spam

Passo 1. Finalize a limpeza esvaziando a lixeira do Gmail. Aproveite para revisar rapidamente a pasta da lixeira para se certificar de que não há algo importante entre os últimos itens apagados da caixa de entrada;

Acesse a lixeira e exclua tudo definitivamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Acesse a lixeira e exclua tudo definitivamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Acesse a lixeira e exclua tudo definitivamente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 2. Em seguida, faça o mesmo com a pasta de spam. O cuidado aqui deve ser maior, já que alguma mensagem importante pode ter sido enviada para lá por acidente pelo próprio Gmail. A tendência é que e-mails importantes que tenham parado no spam chamem sua atenção rapidamente, então não é preciso navegar muitos dias para trás.

Elimine todas as mensagens encaminhadas pelo Gmail para a pasta de spam (Foto: Reprodução/Paulo Alves)Elimine todas as mensagens encaminhadas pelo Gmail para a pasta de spam (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Elimine todas as mensagens encaminhadas pelo Gmail para a pasta de spam (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

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