O Microsoft Excel possui muitas ferramentas de cálculos, mas isso é apenas o básico do que o programa pode fazer. O verdadeiro potencial do software está nos recursos de pesquisa e referência, que permitem realizar algumas 'mágicas' com as informações. Entre essas funções, uma das que mais se destaca é a PROCV (na versão em inglês: VLOOKUP).

Como criar uma lista suspensa no Excel

Descubra o que é a função e veja o passo a passo para trabalhar com ela no Excel para aproveitar o melhor do programa de planilhas. 

Microsoft Excel (Foto: Divulgação/Microsoft)

O que é a função PROCV

A função PROCV permite localizar dados em linhas de uma tabela ou de um intervalo, como normalmente se faz em um banco de dados básico. Com a ferramenta é possível executar uma busca vertical (ou seja, ao longo de uma coluna) baseando-se em um determinado valor, e receber como resposta outros dados da linha correspondente, onde foi encontrado o valor procurado.

Usando a função PROCV no Excel (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Como funciona a função PROCV

Para usar a função PROCV basta entrar em uma célula e digitar o símbolo de igualdade junto com a fórmula e os parâmetros entre dois parênteses, seguindo este formato:

PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [intervalo_pesquisa])

Como é possível visualizar, o PROCV possui quatro argumentos (parâmetros).

1) valor_procurado: Esse é o valor que você deseja procurar, e é uma informação obrigatória;

2) matriz_tabela: Esse parâmetro é onde você vai informar o intervalo de células onde a função procurará pelo valor_procurado e também pelo valor de retorno. Esse argumento é obrigatório;

3) núm_índice_coluna: Esse argumento deve conter o número da coluna (começando em 1 para a coluna mais à esquerda da matriz-tabela), exatamente onde será encontrado o valor a ser retornado. Também é obrigatório;

4) intervalo_procurado: Opcional, esse argumento é apenas um valor lógico que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada.

Como usar a função PROCV

Para entender melhor o funcionamento da PROCV, crie uma tabela com o nome “Produtos” e coloque os dados de alguns produtos, como no exemplo abaixo.

Criando uma tabela de produtos no Excel (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Em seguida, crie outra tabela chamada “Vendas” com três colunas. A primeira vai se chamar “Fatura” e servirá para guardar o código da venda, a outra chamada “Produto” servirá para digitar o código do produto, e finalmente a coluna “Descrição” será usada para colocar a fórmula que buscará o nome do produto para ser exibido.

Em seguida, preencha o campo “Descrição” com o seguinte conteúdo:

=PROCV($B2;Produtos!$A$2:$C$6;2;FALSO)

... o campo Descrição da tabela Vendas (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)" height="350" width="695">Colocando a formula PROCV no campo "Descrição" da tabela "Vendas" (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

A seguir, clique no campo preenchido e arraste o cursor até a última linha para copiar a fórmula para o resto da planilha.

Pronto. Agora, sempre que você digitar um dos códigos da tabela “Produtos” no campo “Produto” da tabela “Vendas”, o campo “Descrição” será preenchido automaticamente com o “Nome” correspondente ao código.

Tabela vendas exibindo a informação encontrada pela função PROCV (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Principais aplicações

Como visto no exemplo acima, a função PROCV pode ser usada para interligar informações de tabelas, evitando a duplicidade de dados e erros de digitação. Isso é muito importante porque esses problemas são uma ocorrência comum na utilização de planilhas, principalmente quando a quantidade de dados cresce muito.

Usar a função PROCV no Excel ajuda em uma funcionalidade básica de banco de dados que pode muito bem colaborar na organização de pequenas quantidades de dados para torná-los mais úteis. 

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