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O Word, editor de textos da Microsoft para Windows, Mac, Android e iOS, oferece inúmeros recursos para ajudar os usuários. Apesar da popularidade do programa, algumas funções ainda são pouco conhecidas. Esta lista traz oito truques para usar no Word e facilitar seu trabalho no computador, no tablet ou no smartphone com o aplicativo. Entre as funções, estão: a possibilidade de expandir a área de transferência para facilitar a organização de trechos do documento, remover erros e vícios de escrita, testar a legibilidade do texto e personalizar os botões dos menus para evitar um clique no lugar errado.

Confira os truques para usar em um dos programas mais conhecidos do Office.

Microsoft Word tem oito funções escondidas que ajudam na edição de textos; conheça (Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo)Microsoft Word tem oito funções escondidas que ajudam na edição de textos; conheça (Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo)

Microsoft Word tem oito funções escondidas que ajudam na edição de textos; conheça (Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo)

1. Textos fictícios

Em vez de copiar e colar no Word textos fictícios de outras plataformas ao testar fontes ou verificar margens, o programa oferece um código simples para construir quantos parágrafos com quantas linhas quiser.

Caso queira usar o popular Lorem ipsum, basta digitar "=lorem(5,10)" (sem aspas) e apertar o "Enter". O primeiro número entre parênteses indica a quantidade de parágrafos, enquanto o segundo determina o número de linhas por parágrafo.

Quem prefere utilizar textos reais no lugar da sopa de letrinhas do Lorem ipsum, pode usar a opção "=rand(5,10)" (sem aspas) para entregar parágrafos fictícios, mas com frases reais. Os textos são retirados dos documentos de ajuda da Microsoft e, após escolher o número de parágrafos e linhas, basta teclar Enter para que a página seja preenchida.

Função cria textos fictícios de acordo com o tamanho desejado pelo usuário (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Função cria textos fictícios de acordo com o tamanho desejado pelo usuário (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Função cria textos fictícios de acordo com o tamanho desejado pelo usuário (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

2. "Ctrl + C, Ctrl + V" avançado

Outras duas funções escondidas no editor de textos do Office são o Spike e a Área de Transferência expandida. Spike é um recurso presente apenas em versões do Word anteriores a 2016 e que permite copiar vários trechos separados de um documento e colá-los em um arquivo. É um recurso que deve agilizar o processo de copiar e colar cada destaque separadamente para fazer um resumo, por exemplo.

Para usar o Spike, basta destacar o texto que deseja copiar e pressionar Ctrl + F3 para salvar o trecho selecionado. É possível fazer o processo quantas vezes quiser. Para colar todos os trechos copiados em um novo local, é só clicar em Ctrl + Shift + F3.

Caso esteja com a versão mais recente do Word, a Área de Transferência expandida é um bom método para facilitar o trabalho de copiar e colar muitos trechos. Na Página Inicial do software, clique na seta abaixo de "Pincel de Formatação", no canto superior esquerdo. Uma aba lateral ficará aberta com todos os textos que já estão armazenados pela função copiar. Basta dar Ctrl + C onde precisar que tudo será enviado para a ferramenta. Depois, é possível escolher se quer colar tudo no documento já aberto ou em uma nova página do editor.

A área de transferência do Word reúne todos os trechos copiados do arquivos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)A área de transferência do Word reúne todos os trechos copiados do arquivos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

A área de transferência do Word reúne todos os trechos copiados do arquivos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

3. Teste de legibilidade

Quem não trabalha com textos no dia a dia pode ter certa dificuldade em criar documentos extensos. Para isso, o Word oferece uma função chamada "Estatística de legibilidade", que indica números como: média da quantidade de frases por parágrafo, palavras por frases e caracteres por palavras. Esses dados auxiliam a observar se o texto está fácil de ler e se não há sentenças muito longas.

Para habilitar a função, vá em Arquivo > Opções > Revisão de Texto. Na lista de opções de revisão, marque o item "Mostrar estatísticas de legibilidade". Com o recurso habilitado, após terminar um texto basta clicar na aba Revisão > Revisão de Texto > Ortografia e Gramática para abrir a caixa com os dados de legibilidade.

A função Estatísticas de legibilidade está disponível dentro de Ortografia e Gramática (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)A função Estatísticas de legibilidade está disponível dentro de Ortografia e Gramática (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

A função Estatísticas de legibilidade está disponível dentro de Ortografia e Gramática (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

4. Modo toque/mouse

Quem usa o Word em notebooks 2 em 1 com tela touchscreen ou em tablets pode ter dificuldade ao pressionar alguns botões nos menus do programa. O modo toque/mouse ajuda a evitar qualquer deslize e perda do arquivo.

No topo da tela, procure uma seta indicando para baixo, ao lado esquerdo do nome do arquivo. Clique em "Modo de Toque/Mouse" para ativar a função na barra de ferramentas. Assim, uma nova seta para baixo irá aparecer para optar entre o mouse (que exibe todas as opções e comandos de forma padronizada) ou toque (que inclui mais espaços entre os comandos do menu).

O recurso também é uma opção para idosos, já que facilita a visualização dos botões, com fontes maiores e itens simplificados.

Modo de Toque/Mouse expande botões para facilitar cliques em tablets e notebooks 2 em 1 (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Modo de Toque/Mouse expande botões para facilitar cliques em tablets e notebooks 2 em 1 (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Modo de Toque/Mouse expande botões para facilitar cliques em tablets e notebooks 2 em 1 (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

5. Abrir documentos em formato além .doc

Muitos usuários têm dúvidas sobre qual software usar para abrir documentos que não sejam .doc. Para isso, o Microsoft Word oferece a opção de recuperar textos de qualquer formato. Vale ressaltar que não é a mesma função de salvar arquivos corrompidos ou não salvos, mas sim de resgatar o texto de documentos que você não tenha um programa para converter, por exemplo.

Para usar o recurso, vá em Arquivo > Abrir. Na aba para escolher o documento, no lado direito do campo de nome, selecione "Recover text from any file" (Recuperar texto de qualquer arquivo, em português). A opção serve para visualizar e editar apenas elementos em forma de texto, ou seja, caso o documento tenha gráficos, desenhos ou áudios, o Word não reconhecerá os itens.

Recurso permite abrir textos de qualquer arquivo dentro do Word (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Recurso permite abrir textos de qualquer arquivo dentro do Word (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Recurso permite abrir textos de qualquer arquivo dentro do Word (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

6. Remover erros e vícios de escrita

Com o hábito de escrever de forma abreviada, muitos usuários podem se confundir ao compor um texto formal e inserir palavras como "vc" ou outras siglas do cotidiano. Para evitar compartilhar documentos importantes com esse tipo de erro ortográfico, uma função do Word permite localizar esses deslizes e substitui-los automaticamente pela escrita correta.

Para isso, na Página Inicial clique em Substituir, no campo Edição no canto direito do menu superior. Na aba, insira em "Localizar" o erro que quer procurar no texto e, em "Substituir", a forma corrigida. É possível visualizar cada item encontrado antes de fazer a troca, ou alterar tudo automaticamente.

Ferramenta localiza e substitui erros de escrita dentro do texto (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Ferramenta localiza e substitui erros de escrita dentro do texto (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Ferramenta localiza e substitui erros de escrita dentro do texto (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

7. Tela limpa e sem distrações

Para quem precisa escrever um texto técnico, como uma monografia, quanto menos distrações na tela melhor para a concentração. Assim, um recurso interessante do Word é o Ctrl + F1. Com o comando, é possível esconder todas as abas, menus e botões do software, para trabalhar em uma página em branco na tela.

Para habilitar a função, no entanto, é necessário que a exibição do documento esteja como "Layout de Impressão" ou "Layout da Web", no menu superior "Exibir".

Opção minimiza todos os menus e botões para facilitar concentração ao compor os textos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Opção minimiza todos os menus e botões para facilitar concentração ao compor os textos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Opção minimiza todos os menus e botões para facilitar concentração ao compor os textos (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

8. Inspetor de Documento

Antes de compartilhar um documento importante, é essencial também conferir se não esqueceu algum comentário ou informação criada apenas na etapa de rascunhos. Para isso, o Inspetor de Documento do Word ajuda a conferir se não há nenhum dado que não queira salvar do arquivo, como informações pessoais, rodapés, marcas d'água, conteúdo invisível e textos ocultos.

Para utilizar o recurso, após terminar de escrever o texto, vá em Arquivo > Informações > Inspecionar Documento. Selecione quais dados quer procurar no arquivo e clique em "Inspecionar" para abrir o relatório.

Inspetor de Documento procura por dados pessoais e informações ocultas no arquivo (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)Inspetor de Documento procura por dados pessoais e informações ocultas no arquivo (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

Inspetor de Documento procura por dados pessoais e informações ocultas no arquivo (Foto: Reprodução/Isabela Giantomaso)

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Outra função escondida, mas útil: como selecionar todo o texto no Word de uma vez só

Outra função escondida, mas útil: como selecionar todo o texto no Word de uma vez só

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